Wat moeten we ons voorstellen bij ontzorgen op hoog niveau?
“Secretaresses zijn over het algemeen erg goed in ontzorgen. Ontzorgen betekent letterlijk: zorgen wegnemen bij de ander. Ontzorgen op hoog niveau wil zeggen dat je daar ook degene voor wie je werkt in betrekt, waardoor je samen bepaalt wat dat ontzorgen moet zijn. Vaak denkt de ondersteuner te weten wat de ander van hem of haar verwacht. Ik denk dat dat niet meer bij deze tijd past, omdat je dan vanuit de Calimero-gedachten (ik ben klein en jij bent groot en jij bepaalt) werkt. Het is beter om vanuit je kracht te opereren in plaats vanuit de Calimero-positie te acteren. Daardoor word je meer dirigent dan marionet.”

 Dat betekent dus ook een verandering bij degene die je ontzorgt.
“Dat klopt. Je zou kunnen stellen dat sommige managers eigenlijk geen ondersteuning meer nodig hebben. Er zijn partijen die zeggen dat het vak van secretaresse aan het uitsterven is. Daar ben ik het niet mee eens. Ik denk wel dat het secretaresse vak enorm aan het veranderen is en de komende jaren verder zal evolueren. Ontzorgen op hoog niveau is een manier om je vak op een interessante manier in te vullen. Daarbij is het niet zo is dat de manager achterover kan leunen en alles gedaan wordt door de secretaresse, maar dat de manager daar ook bij betrokken is en er tijd voor vrij maakt. Inhoudelijk gezien is de manager nog steeds de leader. Projectmatig is de secretaresse in staat op gelijk niveau met hem of haar te zijn. Alleen laten ze dat soms door onterechte bescheidenheid of door een andere reden vaak na. Daardoor missen ze in mijn ogen kansen. Ik ben ervan overtuigd dat veel secretaresses in staat zijn hun rol te vergroten en belangrijker te maken, zodat die rol ook meer inhoud en waarde krijgt.”

 En het werk uitdagender wordt?
“Precies! Ik hoor secretaresses vaak zeggen: ‘de dingen die ik een aantal jaren geleden deed, doe ik nu niet meer, of worden bij me weggehaald’. Dan kun je bij de pakken neer gaan zitten, maar je kunt ook denken: daardoor ontstaat er ruimte en die ruimte ga ik pakken. Je hoeft niet te wachten tot je merkt dat je vak zo is uitgehold dat er geen toekomst meer in is. Secretaresses werken steeds vaker voor meerdere managers of een totaal team. Dit alles vraagt om een andere manier van werken; het ontzorgen op hoog niveau van het management. Een mind-shift van werken ‘voor’ naar werken ‘met’ een manager.”

Geldt dat ook voor medisch secretaresses en secretaresses in de zorg?
“Ook de medische wereld is aan het veranderen. Dat gaat misschien wat trager dan de grote boze buitenwereld omdat het wat ingewikkelder is, maar het gebeurt wel. Als je in een organisatie werkt waarbij de manager zegt dat hij of zij gewoon op de ouderwetse manier aan de slag wil en geen tijd wil vrijmaken om over dit onderwerp te praten, dan is het aan de secretaresse om dat gesprek wel op gang te brengen. Dat gebeurt gelukkig ook al, hoewel nog mondjesmaat. Ik vind het ook belangrijk dat secretaresses eens kritisch naar zichzelf kijken. Als ze al jaren proberen iedereen blij te maken, is het belangrijk dat ze leren dat die tijd inmiddels is geweest. Het gaat erom dat je situationeel kunt bepalen wie op een bepaald moment geholpen moet worden en wie misschien wat later. Als secretaresse moet je niet alleen in het verlengde van de prioriteiten werken van degene voor wie je werkt, maar ook je eigen prioriteiten kennen en die centraal stellen in de keuzes die je elke dag hebt.”

Dat klinkt mooi, maar hoe doe je dat?
“Door het werk niet op je af te laten komen, maar beter na te denken over welk werk er aan zit te komen en wat dat voor jou betekent. Heel praktisch gezien betekent het dat je je eigen agenda net zo belangrijk maakt als de agenda’s om je heen. Dat klink misschien wat utopisch, maar ik denk echt dat het zo gaat worden. Er komt een tijd dat degene waar de secretaresse voor werkt eerst in de agenda van de secretaresse kijkt of iets uitkomt. Veel secretaresses denken nog steeds dat de agenda’s van de personen voor wie ze werken leading zijn en vergeten daardoor hun eigen agenda. Als ze dat blijven doen, zullen ze altijd blijven ontzorgen op het niveau zoals het nu is.”

Het begint dus met afspraken met elkaar maken?
“Het uitgangspunt blijft dat je degene voor wie je werkt nog beter ondersteunt, maar het is ook belangrijk dat je samen naar de lange termijn kijkt. Ik hoor vaak van secretaresses dat de managers geen tijd hebben om samen even te reflecteren: wat is er gebeurd en wat staat eraan te komen. Daar moet je als secretaresse geen genoegen meer mee nemen. Zorg ervoor dat het elke week op de agenda staat en dat zowel jij als degene die je ondersteunt dat ook navolgt.”

Welke skills moet je hebben om op hoog niveau te kunnen ontzorgen?
“Dat is een goede vraag. Soms is dat ook afhankelijk van de situatie. Een competentie die ik zelf heel belangrijk vind, is ondernemend zijn. Dat betekent ook dat als het linksom niet gaat je je creativiteit gebruikt om te bedenken hoe het anders kan. Een andere skill die je nodig hebt, is bijvoorbeeld hulp van anderen inroepen en accepteren in plaats van solistisch optreden. Veel secretaresses zijn behoorlijk perfectionistisch. Het is goed als je dat enigszins los kan laten en voortaan optimaal in plaats van perfectionistisch gaat werken.”

En dat is het begin van de verandering?
“Elke manager is anders en elke ondersteuner is anders. Het blijft toch maatwerk. Waar het om gaat is dat het uiteindelijk automatisch een soort pingpong-prioriteitenspel wordt tussen managers en secretaresses, waarbij je als secretaresse zelf keuzes maakt over de activiteiten die je doet. Als dat zo is, kun je als secretaresse ook zeggen: ‘het lijkt me verstandiger dat we dit niet deze week oppakken, maar volgende week plannen’. Dat voorkomt dat je teveel in de ad hoc schiet. Als je altijd ad hoc reageert op gebeurtenissen blijft er weinig tijd over om echte verandering teweeg te brengen. Het is ook belangrijk dat je reflectie inbouwt in plaats van steeds harder te gaan rennen. Schakel af en toe even terug en neem vijf of tien minuten per dag de tijd om na te denken over waar je tevreden en minder tevreden over bent en wat je de komende tijd anders zou kunnen doen. Als je dat leert ben je al voor een deel bezig de basisvoorwaarden te creëren om ontzorgen op hoog niveau in praktijk te brengen.”

Wat je leert

• Je profileren door mee te denken, tegenwicht te bieden en geregeld mee te sturen
• Van werken voor een manager naar werken met een
  manager
• Meer uitdaging
• Minder ad-hoc werken
• Meer tijd voor reflectie en dus voor jezelf
• Meer afstemming met je manager
• Een nauwere samenwerking met je manager
• Omgaan met veranderingen
• Communicatie en beïnvloeden

Na deze training

• Kun je helderheid verschaffen en zaken simpel(er) in plaats
  van ingewikkelder maken
• Kun je de juiste keuzes maken over wat te doen en wat niet,
  ook als je onder druk staat
• Kun je efficiënter samenwerken met je leidinggevende,
  doordat jij een onderbouwd samenwerkingsvoorstel
  kunt formuleren. Daarbij weet jij daadkrachtig(er) te
  communiceren, stimuleer je jouw leidinggevende effectieve
  feedback te geven en weet je hier vervolgens ook goed
  mee om te gaan